Facturación masiva desde Excel: emitir muchas facturas de una vez

Qué significa "facturar en lote"

ARCA acepta lotes desde siempre, pero solo por sus Web Services: el servicio de facturación electrónica recibe varios comprobantes en una sola llamada y devuelve un CAE por cada uno. Lo que ARCA no tiene es una pantalla para subir un Excel. Comprobantes en línea, el portal gratuito, emite de a una factura; la app del celular también. Por eso la carga masiva siempre la resuelve el sistema que usás, leyendo tu archivo, armando el lote y hablando con ARCA por vos.

El formato del archivo no es oficial de ARCA: cada sistema define el suyo. Lo que sí es igual en todos es la información que hay que dar, porque es la que ARCA pide para autorizar cada comprobante: a quién le facturás, qué le vendiste, por cuánto y con qué condiciones.

Las columnas del archivo

Estas son las columnas que usa Mr. Factura, con lo que va en cada una y un ejemplo de Factura C. Es la misma tabla que la plantilla en Excel trae en su hoja Cómo llenar. Una fila por ítem: si una factura tiene tres ítems, son tres filas con el mismo Nº Comprobante.

El Nº Comprobante es un número tuyo, solo para agrupar filas dentro del archivo: no es el número que va a tener la factura, ese lo pone ARCA. Si cada factura tiene un solo ítem, dejá la columna vacía.

La columna Valores aceptados es la lista exacta que ofrecen los desplegables del Excel y lo que hay que escribir en un CSV: copiá las palabras de ahí. En Tipo de Comprobante y Condición IVA del Receptor figuran todas las opciones; la plantilla de tu condición trae sólo las que vos podés usar. Las columnas que en la tabla muestran una raya (—) se dejan vacías en este caso: la alícuota, porque una Factura C no lleva IVA, y la fecha del comprobante, porque vacía significa hoy. El nombre del receptor va sólo cuando el documento no es un CUIT ni un CUIL: de esos dos ARCA ya sabe el nombre, y el sistema lo toma del padrón al emitir.

Para una venta de mostrador, donde no identificás a quien compra, escribí Sin identificar en la columna Tipo de Documento y dejá vacíos el Nº de Documento y el Nombre del Receptor. Así sale el comprobante: sin nombre y sin documento, que es como lo imprime ARCA. Todas las plantillas traen una fila de ejemplo de este tipo; también podés escribir el código que usa ARCA (99) o su etiqueta completa, Sin identificar/venta global diaria: todas valen igual.

Ojo con no confundir esa columna con Condición IVA del Receptor, que está al lado y responde otra pregunta. Tipo de Documento dice con qué lo identificás; la condición dice cómo tributa. Un cliente puede ser Consumidor Final en el IVA y tener DNI o CUIT perfectamente identificado: en las plantillas vas a ver filas así.

Precio unitario y alícuota: los importes los calcula el sistema

El archivo no lleva neto, IVA ni total. Igual que en Comprobantes en línea, por cada renglón cargás Cantidad, Precio Unitario y Alícuota IVA (%), y el sistema calcula el neto, el IVA y el total de la factura. Menos columnas, ninguna fórmula, y una cuenta que siempre cierra en los centavos que ARCA exige.

Lo único que cambia según la letra es qué precio escribís, y es la misma regla que aplica el portal de ARCA:

• Factura B (a consumidores finales y exentos): el precio final, con el IVA incluido, el que paga el cliente. De 1.000 al 21% el sistema separa 826,45 de neto y 173,55 de IVA.
• Factura A (a responsables inscriptos y monotributistas): el precio neto, sin IVA. De 10.000 al 21% el sistema suma 2.100 de IVA y la factura sale por 12.100.
• Factura C (si sos monotributista o exento): el precio, sin más; no hay IVA que separar. La alícuota se deja vacía.

La alícuota es un desplegable con las tasas de ARCA: 21, 10,5, 27, 5, 2,5 y 0. En una Factura A o B es obligatoria: si la dejás vacía, esa fila no se emite y la vista previa te lo dice. La Cantidad acepta decimales (1,5 kilos, 2,25 horas), con coma o con punto.

Si ya tenés los importes calculados en otro sistema, podés agregar las columnas Importe Neto, IVA e Importe Total en lugar del precio unitario: se aceptan igual que antes. Si un archivo trae las dos cosas, manda el precio unitario y el sistema recalcula.

Plantillas para descargar

Una por condición de quien emite, con las columnas en orden y filas de ejemplo que muestran cómo se agrupan los ítems de una misma factura. Todas traen además una venta de mostrador sin identificar. La de Responsable Inscripto trae las dos letras en el mismo archivo: la A es para clientes responsables inscriptos y monotributistas, la B para consumidores finales y exentos. Las fechas del ejemplo se generan el día que las descargás, así que sirven tal cual. La versión en Excel trae desplegables en las columnas con opciones fijas y la hoja Cómo llenar; la de CSV es el mismo formato sin esas ayudas.

La columna Fecha del Comprobante viene vacía a propósito: vacía significa hoy, que es la fecha que le asigna ARCA, y es lo que querés en la mayoría de los casos. Completala sólo si necesitás fechar el comprobante otro día. Es además la única de las cuatro fechas que caduca: si la plantilla la trajera completa y subieras el archivo la semana siguiente, estarías mandando una fecha vieja, que es el rechazo más frecuente (lo vemos más abajo). Las otras tres no tienen ese problema. Sea cual sea, la vista previa te la muestra fila por fila antes de confirmar.

• Monotributista Factura C Excel CSV
• Exento en IVA Factura C Excel CSV
• Responsable inscripto Factura A y B Excel CSV

Qué controla el Excel y qué controla la validación

La plantilla en Excel trae desplegables en las columnas que tienen opciones fijas: Tipo de Comprobante, Concepto, Tipo de Documento, Condición IVA del Receptor, Alícuota IVA (%) y Condición de Venta. Cada celda te muestra qué va al pararte sobre ella, y la hoja Cómo llenar explica cada columna en una línea. Con eso no podés tipear mal un valor: escribir «Producto» donde va «Productos», una alícuota que no existe o una condición de venta inventada.

Lo que el Excel no puede mirar es la relación entre columnas, y ahí están los errores que rebotan en ARCA. Eso lo revisa la validación cuando subís el archivo, antes de emitir nada, y la vista previa te dice fila por fila qué corregir:

• Letra y condición del receptor. Una Factura A a un Consumidor Final, o una B a un Responsable Inscripto: ARCA no las acepta, y la fila se frena diciendo qué clases sí corresponden.
• Letra y condición de quien emite. Un monotributista sólo emite C; un responsable inscripto, A y B. El desplegable ofrece las letras de tu plantilla, pero si se fuerza otra, la validación la frena.
• Servicios y fechas. Con Concepto Servicios o Productos y Servicios, las tres fechas (Desde, Hasta y Vencimiento de Pago) son obligatorias.
• Documento y nombre. «Sin identificar» va con el número vacío; un DNI, CDI o pasaporte necesita el Nombre del Receptor; un CUIT o CUIL no, porque lo trae el padrón.
• Precio y alícuota. En A y B el precio unitario necesita la alícuota; en C la alícuota va vacía.
• Filas de una misma factura. Las que comparten Nº Comprobante tienen que coincidir en receptor, letra y condiciones; si una difiere, se frena la factura entera y te dice cuáles.

En CSV no hay desplegables, pero los valores aceptados son los mismos: escribí las palabras tal como figuran en la columna Valores aceptados de la tabla de arriba; mayúsculas y acentos no importan.

Cómo es el proceso, paso a paso

En Mr. Factura la carga masiva vive en el chat, no en una pantalla aparte. Arrastrás el archivo a la conversación y le pedís que lo emita. Lo que pasa después es siempre lo mismo, y está pensado para que nada se emita sin que lo veas:

1. Lectura y validación. El sistema lee cada fila, calcula neto, IVA y total de cada renglón desde el precio unitario y la alícuota, y valida contra las reglas de ARCA: que el tipo de factura corresponda a la condición del receptor y a la tuya, que el documento tenga la forma correcta, que las fechas estén en rango. Todavía no se emitió nada.
2. Vista previa en el chat. Te muestra cuántas facturas salieron de esas filas, por qué importe total, y una tabla con cada una: a quién va, por cuánto, con qué fecha y qué lleva. Si dejaste la fecha vacía, ves la del día marcada en cursiva, así sabés con qué fecha va a salir antes de decir que sí. Debajo, el detalle de las filas con problemas: cuál es, qué le falta y cómo se arregla.
3. Confirmación explícita. Nada se emite hasta que respondés que sí. Si algo no cierra, no confirmes: la corrección se hace en el archivo y se vuelve a subir, porque desde el chat no se puede editar el lote; pedirle al asistente que cambie una fecha o un importe no modifica lo que va a salir. Si el lote supera lo que te queda de cupo mensual, te lo dice antes y te ofrece emitir las que entran.
4. Emisión y resumen. Las facturas se autorizan agrupadas por punto de venta y tipo, que es como ARCA las acepta más rápido. Al final te llega un resumen con cuántas salieron, sus números y cuáles quedaron sin emitir.

Las filas correctas se emiten aunque otras fallen. Un error de tipeo en la fila 14 no te deja sin las otras 29: corregís esa fila y la volvés a subir sola.

Límites, para que no te sorprendan

• Hasta 200 filas por archivo en el plan Profesional, y 250 en los planes para estudios contables. Como una factura de varios ítems ocupa varias filas, suelen ser bastante menos de 200 facturas. Si te quedan filas afuera, partí el archivo en dos y subí los dos, uno detrás del otro.
• 5 MB de tamaño máximo: lo verificamos antes de leer el archivo. Un CSV de 200 filas pesa unos pocos kilobytes, así que solo lo vas a rozar si el Excel trae imágenes o formatos pegados.
• Los planes Gratis y Monotributista no incluyen facturación masiva: con esos planes emitís de a una desde el chat. Los lotes están en el plan Profesional y en los planes para estudios contables.
• El punto de venta no va en el archivo. Se toma el que tengas configurado en tu entidad fiscal, así que un mismo archivo sirve para cualquier punto de venta.
• El cupo mensual de tu plan se aplica igual. Si el lote no entra entero, el sistema te lo avisa antes de emitir y podés mandar las que entran; las que quedan afuera no se pierden, las volvés a subir el mes que viene o cuando amplíes el plan.

Qué revisar antes de subir el archivo

Que la primera fila sea la de los encabezados

Es el error más común cuando alguien arma el archivo desde cero. Si borrás la fila de títulos, la primera factura se pierde o el archivo entero se lee mal. Bajá la plantilla y reemplazá los datos debajo de los encabezados.

Que los números no tengan formato de Excel

Un precio guardado como texto con símbolo de peso, o con separador de miles, puede leerse mal. Aceptamos coma o punto decimal (1.234,56 y 1234.56 son lo mismo), pero el símbolo de moneda sobra. Y no hace falta ninguna fórmula: el neto, el IVA y el total los calcula el sistema. Si exportás a CSV desde Excel, guardalo como UTF-8 para que no se rompan los acentos.

Que las fechas estén en el rango que ARCA acepta

La fecha del comprobante puede estar hasta cinco días antes o después del día de emisión para productos, y diez para servicios. Si armaste el archivo hace dos semanas, revisá esa columna antes de subirlo: es el motivo más frecuente de rechazo en lotes preparados con anticipación.

Que los CUIT estén bien

Un CUIT mal tipeado no existe en el padrón y esa fila no se emite. La validación te dice qué fila es antes de emitir nada, pero revisarlo en el Excel es más rápido que corregirlo después.

Que el tipo de factura corresponda

Cada fila lleva su tipo de comprobante. Si no estás seguro de cuál va para cada cliente, la regla completa está en Factura A, B, C y E: cuál te corresponde.

Qué necesitás para empezar

Facturar en lote es facturar por Web Services, así que hace falta lo mismo que para emitir una sola factura desde un sistema: el certificado digital de ARCA delegado al servicio de facturación electrónica y un punto de venta de tipo Web Services. Es un trámite de diez minutos que se hace una vez, y está explicado paso a paso en la guía del certificado digital y el punto de venta.

Si nunca emitiste una factura electrónica, empezá por cómo hacer una factura electrónica en ARCA: el lote tiene sentido cuando ya sabés qué datos lleva cada comprobante.

Cuándo conviene el lote y cuándo no

El lote gana cuando las facturas se parecen entre sí y ya tenés los datos en una planilla: cuotas mensuales, alquileres, clientes recurrentes, la exportación de ventas de una tienda online. Treinta facturas que en el portal de ARCA son cinco horas, acá son un archivo y dos mensajes.

No gana cuando es una factura suelta, o cuando cada una tiene datos distintos que igual vas a tipear. Para eso, escribirla por chat es más rápido que abrir el Excel: en Mr. Factura le escribís "facturale a Martín Quiroga $50.000 por el diseño del logo" y el asistente hace el resto. Las dos formas conviven en la misma conversación, y las dos emiten el mismo comprobante con CAE de ARCA.