El facturador gratis de ARCA contra una app: cuál te conviene
ARCA te deja facturar gratis, y muchos monotributistas nunca necesitan otra cosa. Esta comparación es para decidir con datos y no por costumbre: qué hace cada herramienta, en qué se parecen más de lo que parece, y a partir de qué momento pagar un sistema deja de ser un gasto y pasa a ser tiempo que recuperás.
Lo primero: la factura es la misma
Conviene sacarse esto de encima antes de comparar nada. El CAE, que es lo que hace válida a una factura, lo otorga ARCA y solo ARCA. Una factura emitida desde Comprobantes en línea y una emitida desde un software homologado son el mismo comprobante: mismo número, mismo CAE, misma validez ante tu cliente y ante una inspección. Nadie factura "más legal" por pagar un sistema.
Entonces la comparación no es sobre validez. Es sobre cuánto tiempo te lleva cada factura, cuántos datos tenés que recordar vos y qué te queda ordenado después.
Las tres opciones
- Comprobantes en línea, el portal de ARCA
- Gratuito, dentro de la web de ARCA, para emitir de a una factura. Necesita Clave Fiscal nivel 3 (el acceso a los servicios online de ARCA: tu CUIT y una contraseña), el servicio adherido y un punto de venta propio. Es el que explicamos paso a paso en cómo hacer una factura electrónica en ARCA.
- El Facturador Móvil de ARCA
- La app oficial para el celular, también gratuita, con los mismos pasos en una pantalla más chica. Usa su propio punto de venta. Sirve para emitir una factura en la calle sin abrir la computadora.
- Un sistema conectado por Web Services
- Un programa o una app de un tercero que habla con ARCA por su interfaz para sistemas, en vez de por la pantalla. Eso le permite emitir sin que vos entres a ARCA, consultar el padrón, guardar tus clientes y emitir lotes. Para eso ARCA le da al sistema un permiso a tu nombre, el certificado digital: un archivo que dice "este sistema puede facturar por mí". Sacarlo es un trámite gratuito de diez minutos, una sola vez: la guía del certificado digital y el punto de venta.
Qué hace cada una
| Comprobantes en línea | Facturador Móvil | Un sistema conectado | |
|---|---|---|---|
| Emite comprobantes con CAE válido | Sí | Sí | Sí |
| Cuesta dinero a partir de cierto volumen | No | No | Sí |
| Necesita certificado digital | No | No | Sí |
| Guarda tus clientes para la próxima | No | No | Sí |
| Completa los datos del receptor desde el padrón | Parcial | Parcial | Sí |
| Emite varias facturas de una vez | No | No | Sí |
| Busca entre tus comprobantes emitidos | Básico | No | Sí |
| Funciona sin entrar a ARCA | No | No | Sí |
| Sirve para varios CUIT sin cambiar de sesión | No | No | Sí |
"Parcial" en el padrón quiere decir que ARCA completa el nombre cuando cargás un CUIT, pero no te guarda al cliente: la próxima vez lo volvés a tipear. "Cuesta dinero" tiene su matiz: varios sistemas, el nuestro incluido, tienen un plan gratuito para volumen chico. "Funciona sin entrar a ARCA" quiere decir que no ponés tu Clave Fiscal ni pasás por el portal: facturás desde la app y ella le pide el CAE a ARCA. No comparamos precios de otros productos porque cambian seguido y un precio desactualizado confunde más de lo que ayuda.
Cuándo el facturador gratis alcanza
En muchos casos, sí. Si te reconocés en esta lista, no necesitás pagar un sistema.
- Facturás pocas veces por mes, digamos menos de cinco, y no te molesta el rato que lleva.
- Le facturás casi siempre al mismo cliente, así que sus datos ya los tipeás de memoria.
- Tus facturas son simples: un ítem, consumidor final, sin períodos ni ítems múltiples.
- No necesitás buscar entre lo emitido. Las consultas de ARCA, con filtro por fecha y punto de venta, te alcanzan.
Un sistema pago para tres facturas por mes es plata que no vuelve, y lo decimos aunque vendamos uno: un cliente que paga por algo que no necesita se va a los dos meses.
Ahora bien, "no pagar" y "usar el portal de ARCA" no son lo mismo. Varios sistemas tienen un plan gratuito para volúmenes chicos, el nuestro entre ellos, con cinco comprobantes por mes. A ese volumen te dan la comodidad sin costo, así que conviene mirarlos antes de resignarte al rato que lleva cada factura en el portal.
Cuándo empieza a doler
El portal se vuelve caro en tiempo, no en dinero, cuando aparece alguna de estas cosas:
- Volumen. A entre 5 y 15 minutos por factura, veinte facturas son una tarde entera. A ese volumen, la carga por archivo cambia el problema de escala: cómo es la facturación masiva desde Excel.
- Clientes que se repiten. Tipear el mismo CUIT todos los meses es donde aparecen los errores, y un CUIT mal cargado es una factura a nombre de otro.
- Varios CUIT. Si emitís por más de una entidad, cada una es cerrar sesión y volver a entrar. Para un estudio contable eso es el trabajo entero: cómo funciona con varios CUIT.
- Sesiones que se caen. El portal cierra la sesión sin avisar y lo cargado se pierde. Pasa más los días de vencimiento, que es justo cuando tenés apuro.
- Necesitás buscar. "¿Cuánto le facturé a este cliente este año?" es una pregunta que el portal responde mal y que un sistema responde de una.
Cuatro cosas que se creen y no son
- "Le tengo que dar mi Clave Fiscal a la app"
- No. El sistema factura con el certificado que ARCA emite a tu nombre; la Clave Fiscal la usás una sola vez, dentro de ARCA, para sacar ese certificado. Un sistema serio nunca te la pide, y si te la pide, ese es el motivo para no usarlo.
- "Si uso un sistema, ARCA no ve mis facturas"
- Al revés: las ve igual y al instante, porque el sistema se las pide a ARCA para que las autorice. Todo lo que emitas por un software queda en ARCA como cualquier otra factura, y lo consultás en el servicio Mis Comprobantes a partir del día siguiente: dónde ver tus facturas emitidas en ARCA.
- "Cambiar de sistema me obliga a migrar todo"
- No hay nada que migrar: los comprobantes viven en ARCA. Empezar con un sistema nuevo es cargar el certificado y seguir facturando; la numeración continúa donde la dejó el punto de venta que uses. Y podés seguir usando el portal de ARCA cuando quieras: conviven.
- "Con un sistema puedo facturar aunque ARCA esté caído"
- No. Si el servicio de ARCA no responde, no emite nadie, con sistema o sin él, porque el CAE lo da ARCA. Lo que un sistema sí puede es tener tus clientes ya cargados, para que cuando el servicio vuelva emitir sea un mensaje y no volver a empezar. El estado del servicio, medido cada cinco minutos, está en la página de estado de ARCA.
Dónde entra Mr. Factura
Es un sistema de los conectados por Web Services, con una diferencia en cómo se usa: en vez de un formulario con veinte campos, le escribís la factura por chat. Escribís "facturale a Martín Quiroga $50.000 por el diseño del logo" y el asistente busca a Martín en el padrón, resuelve qué tipo de factura corresponde según la condición de los dos, te muestra el comprobante para que confirmes y lo emite con CAE. Cada factura lleva menos de un minuto.
Si facturás poco, el plan gratuito te da cinco comprobantes por mes sin costo ni tarjeta, que a ese volumen es todo lo que necesitás y te ahorra las sesiones del portal. Si facturás más, los planes pagos se prueban 14 días, también sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿La factura que emito con el facturador gratis de ARCA vale lo mismo?
Sí, exactamente lo mismo. El CAE lo otorga ARCA, no el sistema, así que un comprobante emitido desde Comprobantes en línea y uno emitido desde un software son idénticos ante ARCA y ante tu cliente. Lo que cambia es cuánto trabajo te lleva y qué te queda registrado después.
¿Para qué pagaría un sistema si ARCA es gratis?
Por tiempo y por historial. En ARCA cada factura son entre 5 y 15 minutos y tenés que recordar los datos del cliente; un sistema conectado guarda tus clientes, resuelve el tipo de factura, emite en menos de un minuto y te deja los comprobantes buscables. Si facturás dos veces por mes, el portal alcanza.
¿Qué es un sistema "conectado por Web Services"?
Uno que habla con ARCA por su interfaz para programas, en vez de por la pantalla. Eso le permite emitir sin que vos entres a ARCA, consultar el padrón para completar los datos del receptor y emitir lotes. Requiere un certificado digital, un trámite de diez minutos que se hace una sola vez.
¿Puedo usar los dos al mismo tiempo?
Sí, con una condición: cada uno tiene que usar su propio punto de venta. Son numeraciones distintas y ARCA las lleva por separado, así que no se pisan. Podés emitir desde un sistema todos los días y entrar a Comprobantes en línea para una factura suelta sin ningún problema.
¿Y si dejo de pagar el sistema, pierdo mis facturas?
No. Los comprobantes emitidos quedan en ARCA, que es el registro que importa, y los consultás con tu Clave Fiscal cuando quieras. Lo que perderías es la comodidad de tenerlos ordenados y buscables en un solo lugar, no los comprobantes.
Facturá por chat, sin entrar a ARCA
Le escribís al asistente qué vendiste y a quién: busca el cliente en el padrón, resuelve qué tipo de factura corresponde, la emite con CAE y te manda el PDF. 14 días gratis, sin tarjeta.